Een evenement bijwonen is hartstikke leuk. Maar hoe is het om een evenement te organiseren? Wat komt hier allemaal bij kijken? In deze blog lees je hoe je een evenement moet organiseren.
Weggevertjes
Om een blijvende indruk achter te laten bij een evenement is het altijd leuk om weggevertje aan de gasten te geven. Laat bijvoorbeeld leuke drinkflessen bedrukken met jouw logo of tekst erop. Het is handig om eerst een budget te bepalen, een passende locatie te kiezen, een programma samen te stellen en natuurlijk voldoende deelnemers te werven. Er zijn dus een hoop zaken waar je rekening mee moet houden.
Doelgroep
Om een succesvol evenement te organiseren is het belangrijk om te weten voor wie je dit doet. Je moet dus eerst een doelgroep bepalen. Wanneer je een doelgroep hebt bepaalt is het belangrijk om te weten wat je met de doelgroep wilt bereiken. Je moet dus doelstellingen bepalen. Doe hiervoor een doelgroeponderzoek om te kijken waar de interesses liggen van de doelgroep en hoe je ze het makkelijkst bereikt.
Team
In je eentje een evenement organiseren is mogelijk maar zeker niet aan te raden. Je hebt voor evenementen vaak veel specialisten nodig. Zoek dus mensen die goed zijn op bepaalde gebieden.
Locatie
De locatie is een heel belangrijk punt bij het organiseren van een evenement. De locatie moet groot genoeg zijn om al je deelnemers te ontvangen. Ook de uitstraling van een locatie zegt veel over het evenement. De locatie moet gemakkelijk te vinden en te bereiken zijn. Verder is de datum waarop je een evenement organiseert uiterst belangrijk. Zorg dat je dit ruim van tevoren aangeeft.
Programma
Kijk bij het maken van het programma van je evenement ook naar de basis zaken. Zoals het registratieproces van de deelnemers. Laat de inloop van je event ongeveer een uur voor de plenaire opening beginnen. Zo hebben de gasten ruim de tijd om te arriveren. Zorg voor de opening voor een energieke spreker of dagvoorzitter die de deelnemers verwelkomt.
Marketing & communicatie
Je wilt natuurlijk dat er genoeg deelnemers op je event komen. Zorg voor een goede communicatie. Maak uitnodiging mails, registratie pagina’s, social media berichten en nieuwsbrieven. Het is handig om hiervoor een content kalender te maken om de communicatie in goede banen te leiden. Hierin houd je bij welke content waar en wanneer geplaatst of verstuurd gaat worden.
Er komen dus ontzettend veel zaken kijken bij het organiseren van een evenement. Houd daarom een draaiboek bij. Een draaiboek is het belangrijkste communicatie stuk voor alle betrokkenen bij jouw evenement. Wij wensen jou veel succes met het organiseren van jouw evenement.
